Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie
ul. Emilii Plater 1
10-562, Olsztyn

tel: (89) 521 90 00 ,
fax: (89) 521 95 69 ,
e-mail: do@warmia.mazury.pl

ROPS-VI.9070.14.2025
Zapytanie ofertowe
Dotyczące organizacji spotkania dla różnych grup zawodowych w zakresie rozpoznawania
u dzieci zagrożeń/czynników ryzyka w tym zachowań suicydalnych i przemocowych,
polegająca na zapewnieniu usługi gastronomicznej oraz wynajęciu sali w terminie 5-6 oraz
7-8 maja 2025 roku w Ełku.
I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Samorząd Województwa Warmińsko Mazurskiego
Ul. E. Plater 1
10-562 Olsztyn
NIP: 739-29-65-551
II. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
- główny kod CPV 79952000-2 nazwa CPV: Usługi w zakresie organizacji imprez;
- dodatkowy kod CPV 55120000-7 nazwa CPV: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań
i konferencji;
- dodatkowy kod CPV 55300000-3 nazwa CPV: Usługi restauracyjne i dotyczące
podawania posiłków.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania dla różnych grup zawodowych w
zakresie rozpoznawania u dzieci zagrożeń/czynników ryzyka w tym zachowań
suicydalnych i przemocowych, polegająca na zapewnieniu usługi gastronomicznej oraz
wynajęciu sali w terminie 5-6 oraz 7-8 maja 2025 roku dla 176 osób (44 osoby jednego
dnia).
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do zapytania
ofertowego.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Od dnia podpisania umowy, z zastrzeżeniem, że usługa świadczona będzie
5-6 oraz 7-8 maja 2025 r.
V. PODSTAWY WYKLUCZENIA
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają
wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych
rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących
ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).
2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają
wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia
2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) Nr 833/2014 dotyczącego środków
ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
VI.OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI
WYKONAWCAMI
Małgorzata Stasiewicz, e-mail: m.stasiewicz@warmia.mazury.pl, tel. 89 52 19 540.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Ofertę składa się w formie elektronicznej. Oferta powinna być przesłana jako skan
wypełnionego i podpisanego formularza oraz zapisana jako plik typu *.pdf lub *.jpg.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
3. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy
zgodnie z reprezentacją wynikającą z właściwego rejestru lub na podstawie
udzielonego pełnomocnictwa.
4. Oferta powinna zawierać formularz ofertowy - zgodnie ze wzorem stanowiącym
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
VIII. TERMIN SKŁADANIA I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
1. Termin składania ofert: do 10 marca 2025 r. godz. 12.00.
2. Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej do Zamawiającego na adres:
m.stasiewicz@warmia.mazury.pl
3. Za termin złożenia oferty przyjęty będzie dzień i godzina otrzymania oferty przez
Zamawiającego.
4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY
1. Cena ofertowa jest ceną, za którą wykonawca zobowiązuje się do wykonania
przedmiotu zamówienia łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi
przepisami w tym zakresie.
2. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją
zamówienia, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
3. Cena ofertowa musi być wyrażona w złotych polskich i zaokrąglona do dwóch miejsc po
przecinku.
4. W przypadku różnicy ceny ofertowej podanej liczbowo i słownie, za właściwą uznaje się
cenę podaną liczbowo.
X. KRYTERIA OCENY OFERT
1.
CENA
Kryteria oceny ofert: Kryterium ,,Cena" - waga 100 %
Punkty za cenę badanej oferty zostaną obliczone według następującego wzoru:
C=
Najniższa oferowana cena brutto
------------------------------------------------------ x 100 = liczba pkt
Cena brutto badanej oferty
Wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku, maksymalna liczba
punktów jaką można uzyskać - 100.
Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska największą liczbę punktów
spośród ofert podlegających rozpatrzeniu.
XI. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO
WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY
Wybrany Wykonawca zobowiązuję się zawrzeć umowę w terminie i miejscu wskazanym
przez Zamawiającego w zaproszeniu do podpisania umowy.
XII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
30 dni od dnia upływu terminu na składanie ofert.
XIII. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania
przyczyny.
W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
XIV. FINANSOWANIE
Zamówienie jest finansowane ze środków bieżących Samorządu Województwa Warmińsko-
Mazurskiego.
XV. KLAUZULA INFORMACYJNA - art. 13 RODO.
Klauzula informacyjna - art. 13 RODO.
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i ich swobodnym przepływem (RODO), poniżej przekazujemy informacje
dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
1) Administratorem danych osobowych jest Województwo Warmińsko - Mazurskie w
zakresie zadań realizowanych przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego,
ul. E. Plater 1, 10-562 Olsztyn (dalej: Administrator);
2) Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod
adresem email: iod@warmia.mazury.pl;
3) Dane osobowe podmiotów odpowiadających na zapytania cenowe, potencjalnych
wykonawców i wykonawcy wyłonionego w wyniku przeprowadzonego postępowania oraz
dane osobowe osób działających w imieniu wykonawcy przetwarzane będą na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z realizacją postępowania o udzielenie
niniejszego zamówienia publicznego oraz wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na
administratorze w zakresie rozliczenia finansowo-podatkowego zawieranej umowy i
archiwizacji dokumentacji.
Podstawę przeprowadzenia postępowania stanowi Uchwała Zarządu Województwa
Warmińsko-Mazurskiego nr 58/817/20/VI z dnia 28.12.2020 r. w sprawie wprowadzenia
Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa
Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie.
Uchwała dostępna jest na stronie BIP: https://bip.warmia.mazury.pl w zakładce Akty
prawne. eG
b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem i wykonaniem umowy, której
stroną będzie wyłoniony wykonawca.
4) Dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia mogą zostać
przekazane zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Administrator jest zobowiązany udostępnić
dane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa m. in. w Biuletynie
Informacji Publicznej.
5) Dane osobowe będą przetwarzane przez okres:
o 5 lat liczony od roku następnego po roku zakończenia sprawy dotyczącej zamówienia
publicznego, odnoszący się do danych osobowych zawartych w dokumentacji zamówienia
publicznego (np. dane przekazane przez potencjalnych wykonawców),
o obowiązywania umowy i kolejne 10 lat liczone od roku następnego po roku ustania
obowiązywania umowy z wyłonionym wykonawcą, odnoszący się do danych osobowych
zawartych w umowie.
Podstawą prawną wskazania ww. okresów przetwarzania danych osobowych jest jednolity
rzeczowy wykaz akt stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych oraz Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20
października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji,
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania
dokumentacji niearchiwalnej.
6) Potencjalnemu wykonawcy i/lub wyłonionemu wykonawcy przysługują następujące
prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo dostępu do treści danych osobowych
b) prawo do sprostowania danych osobowych,
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków,
o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
d) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Nie przysługują natomiast poniższe prawa:
a) prawo do usunięcia danych osobowych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych,
c) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
7) Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do przeprowadzenia
niniejszego postępowania i ewentualnego zawarcia umowy, co oznacza, że w przypadku
niepodania danych nie będzie możliwy udział postępowaniu i zawarcie umowy.
8) Dane osobowe nie podlegają profilowaniu ani nie są przetwarzane w sposób
zautomatyzowany.