Ogłoszenie
o pisemnym przetargu nieograniczonym
Zarząd Stadniny Koni Prudnik Spółka z o.o. zaprasza do składania ofert cenowych na wykonanie i wdrożenie oprogramowania flnansowo-operacyjnego
I. Przedmiot zamówienia:
Wykonanie i wdrożenie oprogramowania finansowo-operacyjnego posiadającego funkcjonalności:
1. Moduł finansowy: System do zarządzania dokumentami finansowymi, obejmujący procesy zakupowe, sprzedażowe oraz kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa (elektroniczny obieg dokumentów)
o Obsługiwane dokumenty i rejestry:
a) Zapytania ofertowe - dokumenty inicjujące proces zakupu, wysyłane do dostawców.
b) Oferty zakupowe - odpowiedzi dostawców na zapytania ofertowe.
c) Zamówienia - zatwierdzone zlecenia zakupu u dostawców.
d) Faktury zakupowe i sprzedażowe - dokumentacja transakcji finansowych.
e) Umowy zakupowe i sprzedażowe - formalne porozumienia dotyczące dostaw i sprzedaży.
f) Przetargi - dokumentacja związana z procesami przetargowymi.
g) Raporty finansowe - zestawienia analizujące koszty i przychody.
o Główne funkcjonalności:
a) Przegląd i filtrowanie dokumentów (data, status, dostawca, odbiorca)
b) Powiązanie dokumentów (zapytanie --> oferta --> zamówienie --> faktura --> umowa)
c) Generowanie dokumentów PDF
d) Automatyczne zatwierdzanie dokumentów
e) Możliwość dodawania skanów dokumentów
f) Dashboardy z analizą finansową
2. Moduł sekretariat: System do zarządzania dokumentami administracyjnymi, obsługujący korespondencję i delegacje służbowe (elektroniczny obieg dokumentów)
o Obsługiwane dokumenty i rejestry:
a) Delegacje służbowe - dokumenty związane z podróżami służbowymi pracowników.
b) Korespondencja przychodząca i wychodząca - rejestr wszystkich pism wpływających i wysyłanych.
c) Podania i pisma - dokumenty składane przez pracowników lub kontrahentów.
d) Struktura organizacyjna - dokumentacja dotycząca wewnętrznego podziału firmy
o Główne funkcjonalności:
a) Elektroniczna dystrybucja dokumentów
b) Rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących
c) Przypisanie dokumentów do odpowiednich osób
d) Siedzenie etapów obiegu dokumentów
e) Generowanie raportów
3. Moduł magazyn: System do zarządzania operacjami magazynowymi, przyjęciami i wydaniami towarów, (elektroniczny obieg dokumentów)
o Obsługiwane dokumenty i rejestry:
a) Przewoźnicy - rejestr firm transportowych i kierowców.
b) Przyjęcia i wydania magazynowe - dokumentacja ruchu towarów w magazynie.
c) Transporty i przesunięcia - rejestr transportów wewnętrznych i zewnętrznych.
d) Dokumentacja operacji magazynowych - raporty i potwierdzenia operacji.
o Główne funkcjonalności:
a) Elektroniczna dystrybucja dokumentów
b) Rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących
c) Przypisanie dokumentów do odpowiednich osób
d) Siedzenie etapów obiegu dokumentów
e) Generowanie raportów
4. Moduł kadry: System do zarządzania dokumentacją pracowniczą, wnioskami urlopowymi i ewidencją czasu pracy, (elektroniczny obieg dokumentów)
o Obsługiwane dokumenty i rejestry:
a) Pracownicy - baza danych zawierająca informacje o zatrudnionych osobach.
b) Wnioski urlopowe - dokumentacja zgłoszeń urlopowych.
c) Dokumenty kadrowe - umowy, aneksy, świadectwa pracy.
d) Ewidencja obecności - rejestr godzin pracy i nieobecności.
o Główne funkcjonalności:
a) Automatyczne zatwierdzanie wniosków urlopowych
b) Historia wniosków i archiwizacja dokumentacji
c) Generowanie dokumentów PDF
d) Powiadomienia o nowych wnioskach
e) Dashboard kadrowy z ewidencją urlopów
5. Moduł ferma: System do monitorowania produkcji mleka i zarządzania stanem stada.
o Obsługiwane dokumenty i rejestry:
a) Raporty produkcji mleka - dokumentacja dotycząca ilości i jakości produkcji mleka.
b) Ewidencja stanu stada - rejestr narodzin, sprzedaży i padnięć zwierząt.
c) Analiza hodowlana - dokumentacja i raporty dotyczące stanu zdrowia i wydajności zwierząt.
o Główne funkcjonalności:
a) Automatyczne generowanie raportów
b) Analiza trendów hodowlanych
c) Historia raportów i analiza zmian
d) Powiadomienia o kluczowych zmianach w produkcji

2. Oferta złożona w sposób i w terminie określonym w pkt. IV ppkt. 1 zawierać powinna informacje wskazane poniżej:
- dane z CEIDG bądź z KRS wraz z załączeniem aktualnego wypisu oraz kontakt telefoniczny;
- termin realizacji;
- cenę zakupu netto i brutto;
- terminy płatności;
- okresy gwarancji i zasad serwisowania sprzętu (m.in. czas reakcji serwisu na zaistniałe awarie); Wymagany okres ważności ofert wynosić musi co najmniej 14 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
3. Rozpatrzenie ofert przez Komisję powołaną przez Zarząd nastąpi do dnia 17.02.2025 r.
Wybrany Oferent o wyborze jego oferty zostanie powiadomiony w drodze telefonicznej, celem ustalenia terminu zawarcia stosownej umowy.
Komisja rozpatrując złożone oferty weźmie pod uwagę kryteria:
- cena - 90%,
- inne (np. termin wdrożenia, okres gwarancji, serwisowanie) - 10%.
4. Ogłoszenie o pisemnym przetargu nieograniczonym opublikowane zostanie na stronie internetowej www.skprudnik.eu.
5. Postępowanie niniejsze nie podlega Ustawie z dnia 11.09.2019 r. Prawo Zamówień Publicznych, do którego mają zastosowanie przepisy art. 70 1-5 Kodeksu Cywilnego.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od przetargu bez wyboru Oferenta, jak i też prawo do jego unieważnienia na każdym etapie bez podania przyczyny, a nadto prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z wybranym Oferentem.